Datenschutzerklärung für Klienten,
Mitarbeiter, Lieferanten und andere Geschäftspartner
Diese Erklärung beschreibt, wie die Puntigam Wirtschaftstreuhand und Steuerberatung GmbH, Hauptstraße 39 8093 St. Peter am Ottersbach und St. Peter Gürtel 4 8042 Graz („wir“) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Erklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Klienten, Interessenten und potentielle zukünftige Klienten, sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe, sonstige Mitarbeiter, Lieferanten und andere Geschäftspartner.
Die Verarbeitung personenbezogenen Daten ist in unserem Unternehmen ausnahmslos auf einen bestimmten Zweck gerichtet. Beispielsweise werden personenbezogene Daten von Dienstnehmern unserer Mandanten nur in Hinblick auf die Erstellung von korrekten Berechnungen von Bezügen, Abgaben, Rechtsansprüchen der Dienstnehmer und Dienstgeber, korrekte Werte für die Ermittlung von betrieblichen bzw. öffentlichen Abgaben (Steuern, Beiträge und Gebühren) verarbeitet.
Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (z.B. Lebenslauf, Notfallkontakte) sowie jene, die aufgrund des Dienstverhältnisses anfallen (z.B. Krankenstände, Gehaltsdaten, Karenzzeiten, Pflegeurlaub), verarbeitet.
Dem Grundsatz der Richtigkeit der verarbeiteten Daten kommt unsere Kanzlei schon deshalb nach, weil nur korrekte Daten auch korrekte Ergebnisse für die Arbeiten unserer Kanzlei ermöglichen.
1. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:
zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung;
zur Stärkung der bestehenden Klienten- und Geschäftsbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Klienten- bzw. Geschäftsbeziehung oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);
im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur interne Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei
und soweit jeweils vom Klienten beauftragt:
zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc.);
zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten;
zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten;
zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen,
zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen und
zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017,
sowie zur jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017
Im Rahmen der Lohnverrechnung werden nachfolgende Daten verarbeitet. Die Verarbeitung und Übermittlung der Daten erfolgt für die Lohn-, Gehalts- und Entgeltsverrechnung, für die Begründung, Verwaltung und Abwicklung von Dienstverhältnissen und die Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Ohne diese Daten können wir den mit Ihrem Dienstgeber abgeschlossenen Vertrag nicht einhalten bzw. kann Ihr Dienstgeber mit Ihnen keinen Vertrag abschließen oder durchführen. Dies gilt auch für alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers sowie für externe Bildungs- und Weiterbildungsangebote. Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung an folgende Stellen:
Sozialversicherungsträger (einschließlich Betriebskrankenkassen)
Bauarbeiter- Urlaubs- und –Abfertigungskasse
Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Sozialministeriumsservice) z.B. gemäß § 16 BEinstG
Finanzamt
Betriebliche Vorsorgekassen (BV-Kassen) gemäß § 11 Abs. 2 Z 5 und § 13 BMSVG
Lehrlingsstelle gemäß §§ 12 und 19 BAG und Berufsschulen
Arbeitsmarktservice
Arbeitsinspektorat, Verkehrs-Arbeitsinspektion und Land- und Forstwirtschaftsinspektion, insbesondere gemäß § 8 Arbeitsinspektionsgesetz
Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ASchG usw.)
gesetzliche Interessenvertretungen
Betriebsärzte
Kunden und Interessenten des Auftraggebers
Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Betriebsratsfonds gemäß § 73 Abs. 3 ArbVG
Organe der betrieblichen Interessenvertretung (insbesondere Betriebsrat gemäß § 89 ArbVG, Sicherheitsvertrauensperson nach § 10 ASchG, Jugendvertrauensperson gemäß
§ 125 ff ArbVG und Behindertenvertrauensperson gemäß § 22a BEinstG)
Rechtsvertreter
Gerichte
Gläubiger der betroffenen Person sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen
mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken
vom Arbeitnehmer angegebene Gewerkschaft, mit Einwilligung der betroffenen Person
Mitversicherte
Pensionskassen
Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung
allfällige sonstige Behörden und Interessenten nach Notwendigkeit und Rücksprache mit der betroffenen Person
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient/Geschäftspartner/Mitarbeiter sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonischen Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.
Wenn Sie unser Klient/Geschäftspartner/Mitarbeiter sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 1 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).
3. Datenverarbeitung für Zwecke der Verwaltung und Sicherheit des Systems
Aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe Ihrer Daten für die Verwaltung und Sicherheit des Systems verarbeitet, wie etwa zur Verwaltung von Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer sowie für die Sicherheit des Systems. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie zB Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems sowohl bei Ihrem Dienstgeber als auch bei uns nicht möglich und eine Beschäftigung im Unternehmen Ihres Dienstgebers daher auszuschließen.
4. Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten im Intranet
Sofern bei Ihrem Dienstgeber vorhanden werden zur Kontaktaufnahme durch Kollegen berufliche Kontaktdaten im Intranet veröffentlicht. Dies erfolgt aus berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch bei Ihrem Dienstgeber einlegen.
5. Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten auf der Firmen-Website
Zur Kontaktaufnahme durch Kunden und Lieferanten Ihres Dienstgebers werden bei Bedarf berufliche Kontaktdaten von Mitarbeitern auf der Homepage Ihres Dienstgebers veröffentlicht. Dies erfolgt aus berechtigtem Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch bei Ihrem Dienstgeber einlegen.
6. Datenverarbeitung im Falle von Arbeitsrechtsstreitigkeiten
Kommt es während aufrechten Arbeitsverhältnisses oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt.
7. Verarbeitung freiwilliger Angaben – Einwilligung
Die Angabe Ihres Religionsbekenntnisses erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie entsprechende Rechte in Anspruch nehmen möchten.
Die Angabe Ihrer Gewerkschaftszugehörigkeit erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie den Gewerkschaftsbeitrag über den Arbeitgeber abführen lassen.
Die Angabe der Notfallkontakte erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Die Veröffentlichung Ihres Fotos ist mit Ihrem Dienstgeber gesondert abzusprechen bzw. in gesonderten Vereinbarungen mit Ihrem Dienstgeber geregelt.
Alle Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeitet werden, und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an Ihren Dienstgeber.
Eine Reihe von Daten wird von Ihrem Dienstgeber bei entsprechender Notwendigkeit zur Erbringung von [zB Help-Desk-Diensten, Cloud-Diensten, Recruiting-Plattform] an einen Auftragsverarbeiter weitergegeben.
8. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Soweit dies zu den unter Punkt 1 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:
von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister i.Z.m. Marketing-Aktivitäten,
Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,
Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter
von uns bestimmte sonstige Empfänger, soweit für Zwecke der Erfüllung der Geschäftsbeziehung bzw. des Auftrages notwendig
Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing,
Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung),
Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,
Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter,
vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Klienten),
zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern unserer Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:
Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,
Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,
Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),
mit der Auszahlung an den Dienstnehmer oder an Dritte befasste Banken,
Betriebsärzte und Pensionskassen,
Mitversicherte und
zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:
Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,
Banken im Auftrag des Klienten,
Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.
Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe Punkt 6).
9. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben oder bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klienten, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.
Sämtliche in unserer Kanzlei verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen der Erfüllung unseres Auftrags bzw. der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht unserer Mandanten. Es werden keine Daten „global“ für eine allfällige spätere Verwendung aufbewahrt. Allerdings ergeben sich aus zwingenden rechtlichen Normen für bestimmte Daten länger Aufbewahrungsfristen. So sind aus abgabenrechtlichen Gründen Unterlagen jedenfalls 7 Jahre, in bestimmen Fällen (z.B. im Zusammenhang mit dem Grundverkehr und anderen Vorgängen rund um Immobilien und der Personalverrechnung) auch Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren erforderlich. Vgl. hierzu z.B. § 132 Abs. 2 BAO oder § 12 Abs. 10 oder § 18 Abs. 10 UStG 1994
Zum Grundsatz der Speicherbegrenzung, der der Anwendung der DSGVO vorgeht. Ob sich auch pauschale längere Aufbewahrungszeiträumen (z.B. in den Bereichen der Lohnverrechnung oder im Zusammenhang mit Unterlagen betreffend Immobilien) in der Rechtsprechung durchsetzen werden, bleibt abzuwarten.
10. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten
Sie sind unter anderem berechtigt (i) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.
11. Unsere Kontaktdaten
Sollten Sie zu dieser Erklärung Fragen haben oder Anträge stellen wollen, wenden Sie sich bitte an uns:
Puntigam Wirtschaftstreuhand und Steuerberatung GmbH
St. Peter Gürtel 4
8042 Graz
8093 St. Peter am Ottersbach
8041 Graz
Tel.: 03477/2645 Tel.: 0316/826 426
E-Mail: datenschutz@puntigam.info
